Госсектор. Учет расчетов с подотчетными лицами: на что обратить внимание?

Начать свою работу следует с локального акта, в котором урегулирован порядок выдачи денежных средств под отчет. Как правило, в нем установлены:

• перечень должностных лиц, которым подотчетные суммы выдаются на осуществление административно-хозяйственных расходов;
• сроки, на которые денежные средства могут выдаваться под отчет в разных ситуациях;
• предельные размеры подотчетных сумм, выдаваемых на осуществление конкретных видов расходов;
• срок предоставления авансовых отчетов;
• срок окончательных расчетов по авансовым отчетам;
• иные вопросы, обусловленные спецификой деятельности учреждения.

Этим же документом может быть установлена форма заявления на получение денежных средств под отчет.

Желательно, чтобы с положениями подобного документа все сотрудники были ознакомлены в установленном в организации порядке под роспись.

Уже на этапе подачи сотрудником заявления на получение денежных средств под отчет необходимо осуществить мероприятия внутреннего контроля: достаточно ли прав на принятие обязательств (лимиты бюджетных обязательств, План ФХД; не превышены ли права на закупку у единственного поставщика). Не лишним будет напомнить сотруднику, если он действует по доверенности от имени организации, что лимит расчетов между юридическими лицами по одному договору не должен превышать 100 тыс. руб. (Указание Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов«).

Затем надо проверить, указан ли срок, на который выдаются деньги под отчет? Потому что если срок не указан, проверяющие могут сказать, что расчеты с подотчетным лицом должны быть осуществлены в один день.

Установление предельных сроков окончательных расчетов позволит минимизировать риск принятия обязательств сверх утвержденных плановых показателей.

Следующий шаг: перед выдачей наличных денежных средств под отчет убедитесь, что сотрудник отчитался и погасил задолженность по ранее полученным под отчет суммам наличных денег. Это требование установлено п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства«. В скором времени, вероятно, это требование уйдет. На регистрации в Минюсте России находится проект Указания Банка России о внесении изменений в Указание № 3210-У. Одним из пунктов этого приказа предусмотрена отмена абзаца третьего п. 6.3 Указания № 3210-У.

Если же Вы перечисляете подотчетные суммы на банковскую карту сотруднику, необходимо проверить отсутствие у него задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок предоставления авансового отчета (п. 214 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н). Однако перечислять подотчетные суммы на «зарплатные» карты сотрудников без риска предъявления претензий проверяющих можно только в следующих случаях:

• на командировочные расходы (письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10 сентября 2013 г. №№ 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, письмо Минфина России от 28 января 2014 г. № 02-03-09/3057);
• компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов (письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10 сентября 2013 г. №№ 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, письмо Минфина России от 28 января 2014 г. № 02-03-09/3057).

При этом в учетной политике либо ином локальном акте организации госсектора может быть предусмотрено оформление специального уведомления с целью информирования сотрудника о перечислении подотчетной суммы (письмо Минфина России от 4 июня 2014 г. № 02-04-11/26793).

На этапе проверки авансового отчета надо удостовериться, что приложенные документы соответствуют данным, отраженным в авансовом отчете, подтверждают получение конкретного имущества, оказание (выполнение) определенных услуг (работ) и факт оплаты этого имущества (услуг, работ).

В качестве документов, подтверждающих факт получения подотчетным лицом материальных ценностей, могут быть предоставлены:

• товарные чеки магазинов розничной торговли;
• накладные на отпуск товаров;
• торгово-закупочные акты (при покупке материальных ценностей у физических лиц).

Факт оказания услуг, выполнения работ подтверждается соответствующим актом, заказ-нарядом, иным подобным документом. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 7 Инструкции № 157н.

Еще большего внимания требуют документы, подтверждающие оплату приобретенных подотчетным лицом товаров, работ, услуг.

Во-первых, с 1 июля 2017 года большинство организаций должны применять онлайн-кассы. Такой порядок применяется не только, когда расчеты производятся в торговой точке или офисе продавца, но даже если подотчетное лицо приобретает что-то через интернет и осуществляет оплату посредством онлайн-банка (п. 5 ст. 1.2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Для новых кассовых чеков и бланков строгой отчетности (БСО), формируемых ККТ, установлен большой набор обязательных реквизитов (п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ). В рамках процедуры внутреннего контроля подлинность кассовых чеков выборочно или в случае сомнений в их достоверности можно проверить с помощью специальных сервисов на сайте ФНС России.

Во-вторых, до 1 июля 2018 года при оказании услуг населению организации и индивидуальные предприниматели могут не применять ККТ, а в качестве подтверждения расчетов в прежнем порядке оформлять БСО в соответствии с требованиями п.п. 1-3 постановления Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Поэтому если подотчетному лицу были оказаны услуги, например в командировке — услуги по проживанию, то в качестве подтверждения расходов он может представить БСО, оформленный в прежнем, привычном виде. Напомним, что бланки изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем (п. 4 Постановления N 359). То есть они не могут распечатываться на обычном принтере, однако в качестве автоматизированной системы до 1 июля 2018 года может применяться даже устаревший, но перенастроенный кассовый аппарат (письмо Минфина России от 5 мая 2014 г. № 03-01-15/20962, письмо Минфина от 10 декабря 2010 г. № 03-01-15/9-256).

В-третьих, подотчетное лицо может представить товарный чек, квитанцию или иной подобный документ, если товары (работы, услуги) были приобретены у лиц, применяющих специальные налоговые режимы в виде ЕНВД или патентной системы.

---

МАТЕРИАЛ ПО ТЕМЕ

Кроме того, есть свои особенности в оформлении расчетов, если они производятся в труднодоступных или отдаленных местностях. Список отдаленных и труднодоступных местностей указывается в специальном правовом акте, принятом в субъекте РФ и размещенном на официальном сайте этого субъекта РФ в сети «Интернет» (п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ). В этом случае документ об оплате должен подтверждать факт осуществления расчетов в отдаленной или труднодоступной местности, содержать наименование документа, его порядковый номер, а также обязательные реквизиты, быть подписан лицом, выдавшим документ.

В заключение напомним о необходимости еще одной операции внутреннего контроля. Ежемесячно перед начислением заработной платы проверьте дебиторскую задолженность по счету 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами«. О сотрудниках, у которых наступил срок расчета по авансу, и непогашенных подотчетных суммах сообщите руководителю. Руководитель вправе принять решение об удержании не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения неизрасходованного аванса (ч. 3 ст. 137 Трудового кодекса). Общий размер удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20% причитающейся к выплате суммы (ст. 138 ТК РФ).

Ольга Монако, эксперт направления «Бюджетная сфера» службы Правового консалтинга, аудитор