С целью предупреждения распространения коронавирусной инфекции федеральные и региональные органы власти призвали работодателей перевести работников на дистанционный режим работы, если для этого есть технические и организационные возможности. А для этого необходимо перестроить бизнес-процессы. Как это сделать оперативно и без потерь – советы наших экспертов.
МНЕНИЕ
Борис Попов, директор по развитию бизнеса Vinteo, эксперт по технологиям видеокоммуникаций:
«В сложившихся условиях экстренного перевода сотрудников на удаленную работу в выигрышной ситуации оказались компании и учреждения, уже использующие профессиональные решения видеоконференцсвязи (далее – ВКС) в бизнес-процессах.
Быстро подобрать решение ВКС и не прогадать с выбором поможет чек-лист:
- Определить задачи, для которых будет использоваться видеоконференцсвязь в организации или сформулировать проблемы, которые возникли с использованием имеющейся системы.
Требуется ли организовать простое общение по видео нескольких сотрудников между собой или нужно обеспечить высокое качество коллективной работы с максимальным эффектом присутствия, создать виртуальную офисную среду и учесть отраслевые особенности компании (например, необходимость проведения оперативных межведомственных совещаний по всей стране, демонстрация материалов в хорошем качестве и т.д.). Или необходимо расширить имеющуюся систему ВКС, поскольку ее функционала стало не хватать при резко возросшей нагрузке?
- Оценить существующую инфраструктуру корпоративной сети ВКС.
Нужно быстро создать сеть с нуля или система ВКС в компании существует, но ее нужно модернизировать? Так, для построения сети ВКС впервые, решения небольших задач, организации общения не более 50-100 абонентов, прекрасно подойдет функционал упрощенного решения класса web-конференций. А вот для масштабирования существующей сети, с необходимостью подобрать новое оборудование (или программное решение), совместимое с имеющимся, сможет справиться только решение профессионального класса.
- Прицениться к имеющимся на рынке продуктам, с учетом долгосрочной перспективы.
Решение ВКС профессионального класса, способное обеспечить интеграцию с любым другим оборудованием и обширный дополнительный функционал, не может стоить дешево. Даже отечественные продукты потребуют значительных инвестиций (например, средний проект может начинаться от 3 млн руб.) Упрощенное решение для вебконференций обойдется в 3-4 раза дешевле профессионального, но желательно уже сейчас понимать долгосрочные цели бизнеса – экономия сегодня может вылиться в дополнительные инвестиции при необходимости расширить функционал (например, при затянувшемся карантине), а недорогой продукт классом ниже просто не даст этого сделать.
- Узнать о тестировании, акциях и дальнейшей поддержке. Действенный способ проверить решение – поставить пилотный продукт ВКС на базовую сеть организации (или демо-сеть) и протестировать его работу в реальных условиях, чтобы в полной мере оценить весь функционал. В сегодняшних реалиях многие вендоры ВКС пойдут навстречу и обеспечат выгодные условия тестирования и приобретения решений. Также важно узнать, как будет происходить обслуживание системы ВКС после покупки – в идеале, заказчик должен получить качественную местную поддержку от специалистов, хорошо знакомых с работой российских проектов».
МНЕНИЕ
Никита Цаплин, управляющий партнер RUVDS.com:
- «Сначала необходимо сделать очевидное: установить общие правила для всей команды и распорядок дня. Так, мы, например, ввели общие для всех правила:
- время, в которое все сотрудники должны быть онлайн в корпоративном менеджере slack: обычно мы начинаем работу в 12 часов и заканчиваем в 20-21 часа;
- установили, что считается за прогул: недоступность по телефону более двух часов;
- договорились о стендапах в 12 и 20 часов: на первых устанавливаются задачи, на последнем нужно написать краткий отчет, что получилось сделать, а что нет.
- Вторым шагом должен стать вопрос безопасности, а именно возможной кражи переписок с клиентами. Поэтому у всех внутренних сервисов реализованы:
- двухфакторная аутентификация по сертификату;
- логин/пароль к чувствительным ресурсам;
- право руководства моментально лишить доступа конкретного сотрудника.
-
Затем необходимо разобраться с сотрудниками каждого отдела (у нас это отделы маркетинга и разработки, техническая поддержка, системные администраторы, бухгалтерия) и что нужно, чтобы они эффективно могли работать из дома.
Руководство, отделы маркетинга и разработки всегда могли работать удаленно. Для этого им нужны просто ноутбуки, корпоративный мессенджер и платформа Zoom для видеосвязи.
Сохранить старое расписание и график работы технической поддержки – дело несложное: у нас жесткие стандарты времени ответа. Удаленная работа никак не будет нарушать темп — руководитель поддержки просматривает тикеты и проверяет время ответа точно так же, как и в офисе. Технически обеспечить работу поддержки еще проще: достаточно переадресовывать все звонки прямо на мобильные телефоны сотрудников.
Работа системных администраторов никогда не зависела от физического доступа к оборудованию, так как серверы и информационная инфраструктура не были привязаны к офису: у всех серверов есть особенный удаленный интерфейс управления, гораздо более функциональный, чем классический. Из железа в офисе есть только управляющий сервер, но он дублируется в двух дата-центрах — в случае проблем дубликаты сразу начнет работу. На случай массового отключения электричества, к серверам автоматически подключается дизельный генератор.
Мы провели внеочередные учения по переключению питания на дизель, а договоры на поставку топлива позволит флагманскому ЦОД штатно работать в течение недели апокалипсиса, если он случится.
Как и обычно, в дата-центрах круглосуточно дежурят наши инженеры.
Значительная часть наших клиентов — юридические лица, а значит, им нужна стабильно работающая бухгалтерия. Большая часть документооборота у нас и так автоматизирована: в личном кабинете можно скачать договор, акты и акты сверок с печатью. Некоторым клиентам все же требуются оригиналы, и мы придумали, как исправно их предоставлять: бухгалтер будет распечатывать и подписывать документы дома и отправлять почтой или курьером.
С входящей бумажной корреспонденцией мы решили вопрос таким образом: договорились с охраной офиса и нашими постоянными курьерами. Первые будет собирать корреспонденцию, направлять эти документы курьерской службой на подпись, затем принимать обратно в офис».